Sæt din modtager i centrum
Når du skal kommunikere et budskab, er det en god idé, du har styr på, hvem dine modtagere er. Hvad véd de på forhånd om det, du skal kommunikere om, og hvilke holdninger vil de have til dit budskab?
Inden du kaster sig ud i at formulere en tekst, optage en video eller udarbejde en powerpoint-præsentation, vil jeg anbefale, at du løber det såkaldte "retoriske kompas" igennem. (Se figuren ovenfor).
Det er en model, der giver et hurtigt overblik over, hvordan du skal forholde dig til dine modtagere i en kommunikationssituation.
Når du studerer modellen, finder du sandsynligvis ud af, at der kan være nogle deltaljer om målgruppen, du er nødt til at tjekke en ekstra gang, før du gennemfører kommunikationsindsatsen.
Otte punkter
Kompasset består af otte punkter, du skal tage stilling til:
1. Hvad er sammenhængen?
Find ud af hvilken sammenhæng din kommunikation indgår i. Hvem er dine modtagere? Måske skal du kommunikere i forbindelse med en stor begivenhed, et møde eller en præsentere noget nyt. Situationen har betydning for, hvordan du griber din kommunikationsindsats an.
2. Hvordan er din troværdighed som afsender?
Det er vigtigt, at du som afsender lever op til de forventninger, der stilles til dig. Inden for retorikken taler man om personens ethos. Det er kort sagt personens troværdighed. I praksis betyder det, at du skal overveje, om du - eller din organisation - har den faglige og personlige pondus til at kommunikere det valgte budskab? Måske har I brug for at involvere andre, der har ekspertise på det område, I fokuserer på?
3. Hvad er formålet?
Hvorfor skal du kommunikere netop nu? Og hvad er årsagen til det? Hvem skal du påvirke med dit budskab, og hvordan ønsker du, at dine modtagere skal opfatte det, du fortæller?
4. Hvad er dit budskab?
Du skal sikre, at din kommunikation har et klart formål og er formuleret skarpt, så emnet har det rigtige indhold og overbevisende argumenter.
5. Hvilke kanaler vil du kommunikere i?
Du skal tage stilling til, hvilke medier du vil bruge for at få dit budskab ud. Her tager du udgangspunkt i det formål, du tidligere har defineret, og den sammenhæng, budskabet kommer ud i. Du skal kommunikere på én måde på et møde over for en gruppe tilhørere og på en anden måde, hvis du skal have dit budskab bredere ud, fx gennem sociale medier og/eller pressen.
6. Hvilken genre(r) bevæger du dig indenfor?
Genre betyder egentlig blot, at du skal have styr på de rammer, du udfolder dit budskab i. Der vil være forskel på at kommunikere noget mundtligt og noget skriftligt. Det kan nogle gange være nødvendigt at kombinere de to kanaler. Hav styr på hvordan det skal foregå. Måske skal dit budskab justeres til at virke i den kanal, der skal kommunikeres i.
7. Hvordan tilrettelægger du forløbet?
Timing er vigtigt at tage stilling til, når du skal planlægge din kommunikation. Hvad skal der helt konkret ske? Hvad er planen? Hvem er involveret?
8. Hvad er formen på kommunikationen?
Hvilke krav skal din kommunikation leve op til for at trænge igennem til din(e) modtager(e)? Hvis du skal holde en tale, skal du så bruge en powerpoint? Skal du sende en pressemeddelelse, hvordan skal budskabet så suppleres med fotos?
Som det fremgår, lapper nogle af punkterne i det retoriske kompas over hinanden, da punkterne belyser kommunikationssituationen fra forskellige vinkler.
Jeg vil opfordre dig til at gennemgå punkterne i det retoriske kompas næste gang, du skal planlægge en kommunikationsindsats. Med tiden kommer du mere eller mindre ubevidst til at tænke kompasset ind som en del af sin planlægning.
Du vil opleve, at brugen af det retoriske kompas kan spare dig for meget tid i den samlede proces.
Venlig hilsen
Christian Pedersen
Læs hele nyhedsbrevet for april , hvor du også kan få tips til at skrive effektive e-mails og tilmelde dig et webinar om nyhedsbreve.
Gå ikke glip af det næste nyhedsbrev, tilmeld dig allerede nu!
