Effektiv kommunikation skaber tryghed 

Jeg har i oktober gennemført et kommunikationskursus for medarbejdere i Coops Service Desk, der står for kommunikationen til organisationen, når der sker kritiske driftsafvigelser, som kan påvirke forretningen.

Jeg har i mange år haft Coop som kunde og har arrangeret en lang række kurser med fokus på at hjælpe afdelingens medarbejdere med at optimere kommunikationen med deres brugere og kunder.
 
Dette kursus' formål var at styrke medarbejdernes evne til at kommunikere klart og præcist og sikre, at de rette informationer når frem på det rette tidspunkt. For god ordens skyld skal det nævnes, at deltagerne på kurset i forvejen er gode til deres job og skarpe til at kommunikere præcist. Men som deres chef siger, ”vi kan altid løfte barren.”
 
Kurset fokuserede blandt andet på at give konsulenterne en dybere forståelse af teorierne bag effektive kommunikationssituationer og kombinere det med praktiske øvelser, der relaterer sig direkte til deres daglige arbejdsopgaver. Vi gennemgik en række klassiske kommunikationsmodeller og anvendte dem i scenarier, som medarbejderne møder i deres arbejde. Målet var, at de fik værktøjer til at sikre, at deres budskaber bliver forstået, især når tid er en kritisk faktor.
 
Effektiv kommunikation
Vi arbejdede med fem centrale principper, som kan skabe en optimal kommunikationssituation:

1. Klarhed i budskabet
   Beskeden skal være præcis og fri for unødvendige komplikationer, så modtageren hurtigt kan handle på den.
2. Tilpasning til modtageren
   Forstå modtagerens behov og tilpas tonen og indholdet, så budskabet bliver relevant og meningsfuldt. Et budskab til ledelsen kan kræve en anden tone end et budskab til en butikschef.
3. Åbenhed og gensidig respekt
   Kommunikation fungerer bedst i en respektfuld dialog, hvor begge parter føler sig hørt og forstået. Dette er især vigtigt i kritiske situationer, hvor modtagelsen af informationen skal ske gnidningsfrit.
4. Kontekst og timing
   Effektiv kommunikation sker på det rette tidspunkt og i den rette kontekst. Det betyder, at man bør undgå tidspunkter med stress eller distraktioner, der kan svække forståelsen.
5. Gode rammer for kommunikationen
   Skab et miljø, der er fri for forstyrrelser, såsom eksterne lyde og telefonafbrydelser. Særlig opmærksomhed på modtagerens nonverbale signaler hjælper også med at sikre, at budskabet modtages korrekt.

Kurset indeholdt naturligvis en lang række andre kommunikationsperspektiver, som vi drøftede og øvede i. Alt i alt en god dag med plads til drøftelser af kommunikationsudfordringerne i dagligdagen. Deltagerne var så venlige ved kursets afslutning at give positiv feedback på dagens forløb.

Læs novembers nyhedsbrev, hvor også finder artikler om, hvornår en tekst er god og en liste over de 19 værste ord, der bliver brugt på jobbet i 2024. Desuden giver Martin Rossen sit bud på, hvad der skaber effektiv kommunikations. Endelig kan du læse Svend Brinksmanns generationsordbog.

Gå ikke glip af det næste nyhedsbrev, tilmeld dig allerede nu!